SYSTEMISCH KIJK OP ORGANISATIES, TWEEDE DEEL VAN EEN DRIELUIK, PLEK
SYSTEMISCHE VOORWAARDEN
In dit drieluik wordt ingegaan op de systemische wetten in organisaties. Deze wetten, of beter gezegd voorwaarden komen voort uit een systemisch weten; een systemisch bewustzijn dat vaak buiten ons bewuste waarnemen omgaat en dat ervoor zorgt dat een organisatie in balans blijft en kan groeien, alles in het teken van het verwezenlijken van de ondernemingsdoelstelling, het ondernemingsplan of budget.
Het woord systeem kan zonder enig voorbehoud worden vervangen door de termen bedrijf, onderneming, organisatie, afdeling, team of welk ander samenwerkingsverband dan ook.
In de loop der jaren is veel onderzoek gedaan naar deze systemische wetten, voorwaarden. En vanuit praktijkervaring is gebleken dat aan een aantal voorwaarden moet worden voldaan wil de realisatie van ondernemingsdoelstellingen niet in gevaar komen, deze voorwaarden gaan over:
- Binding
- Plek
- Balans in geven en nemen
Wanneer aan (een van) deze voorwaarden niet wordt voldaan ontstaat een destructieve dynamiek in het systeem die de realisatie van de ondernemingsdoelstellingen in gevaar brengt. In extreme gevallen leidt dit tot het faillissement van de onderneming.
In een serie van drie artikelen zal ik aan de hand van praktijkvoorbeelden en een handzaam theoretisch kader ingaan op deze voorwaarden, deze wetten, dit weten.
SYSTEMISCH WERK
Het systemisch gedachtegoed en systemisch werk is gebaseerd op een aantal stromingen in de generatie psychologie en familie psychotherapie en kan goed vertaald worden naar de praktijk van alle dag in ondernemingen en organisaties. We noemen dat daar systemisch organisatie advies. Vormen waarin dit toegepast wordt zijn onder andere:
- Eén op één coaching, begeleiding en advies
- Teambegeleiding
- Intervisie
- Organisatie opstellingen
In dit tweede artikel ga ik nader in op Plek, de PLEK die bij je past en waarin je sterk staat.
PLEK, VOORWAARDE VAN JUISTE RANGORDE EN EIGEN PLEK
In elke systeem is het belangrijk dat iedereen en alles zijn eigen plek heeft, we zagen in het voorgaande artikel dat het belangrijk is dat alles en iedereen gezien wordt en niet ongezien mag verdwijnen, in dit artikel gaat het erom dat iedereen op de juiste plek zit en daar gezien wordt. Of het nu in je familie is, in de vereniging waarvan je lid bent of in de onderneming waar je werkt of waaraan je leiding geeft.
De plek die je inneemt in de hiërarchie
Wanneer een leidinggevende zegt “die zal ik eens even op zijn plek zetten” dan zal hij het niet bewust doen maar hij pleegt op dat moment een systemische interventie. Niet op de meest effectieve manier overigens. Niet effectief omdat het op een straffende toon gezegd wordt en onder dát wat in woorden gezegd wordt ligt meestal ook de intentie van gedrag. Dat is met deze woorden “aanvallend” en dat is in systemisch opzicht niet constructief.
De wens van de leidinggevende is wel positief, immers wil hij er mee zeggen dat hij de baas is en dat de ondergeschikte van zijn plek is gegaan: dat hij iets doet dat niet bij zijn functie past, iets waarvoor hij niet is aangesteld, niet voor wordt betaald en niet op beoordeeld zal worden.
Andersom kan natuurlijk ook, een lagere in rang die zijn meerdere op zijn plek wil zetten, dan is het sprake van subordinatie, en dat is een destructieve dynamiek. Immers is een lagere in rang niet de persoon die zijn leidinggevende vertelt wat te doen. Populair gezegd is dat naar boven delegeren, en daar komt in de praktijk niet veel goeds van. In het gezin is het immers ook niet de bedoeling dat de kinderen tegen de ouders zeggen wat ze wel en niet moeten doen.
Andere vormen van plek innemen
Plek innemen doe je niet alleen ten opzichte van je meerdere of ondergeschikte. Je neemt ook in tussen je gelijken op basis van dienstverband, leeftijd, opleiding, competenties, et cetera. Alles heeft een bepaalde rangorde, en dat is waar het bij plek om gaat.
Belangrijk is dat eenieder zijn eigen plek inneemt in de rangorde, alleen dan kan de organisatie een evenwicht hebben en stabiel groeien.
INSUBORDINATIE, AANMATIGEND GEDRAG, VADER EN MOEDERTJE SPELEN.
Wat we vaak zien gebeuren in organisaties is dat de niet ingenomen plek van de leidinggevende wordt opgevuld door een lagere in rang. Dit is een aangeleerde beweging van mensen die we kennen vanuit het familiesysteem. Wanneer in een familie, een gezin, de rol van moeder of vader niet wordt ingenomen door de ouders dan neemt het kind een deel van de verantwoordelijkheid op zich, het kind gaat de last van die ouder dragen. We kennen dit vast wel vanuit onze eigen omgeving of misschien zelfs wel vanuit ons eigen gezin van herkomst. Dat gebeurt dus ook in bedrijven. Als ik dit voorbeeld noem in een zakelijke setting dan roept iedereen direct dat het niet de rol van het kind is om te zorgen voor de ouder. En ook de lezer van dit stuk zal het daar snel mee eens zijn.
Als we dan in die zakelijke setting het organisatieschema op tafel leggen komen al vrij snel de voorbeelden van ”kinderen” die lasten van hun “ouders” dragen naar voren. Het zijn de medewerkers die verantwoordelijkheden van hun leidinggevenden op zich nemen, taken uitvoeren die niet bij hun functie horen maar bij die van hun manager of collega. En als je zo’n medewerker vraagt waarom hij dat doet dan zal deze je misschien zeggen “als ik het niet doe dan draait de boel in de soep.” En misschien heeft hij daar wel gelijk in, het is alleen niet aan hém. Het gedrag dat hij vertoont noemen we aanmatigend, de medewerker maakt zich met zijn gedrag groter dan hij is. Het is als een soort vader en moeder spelen terwijl je de volwassenheid nog niet hebt bereikt om de verantwoordelijkheden die daarbij horen te dragen.
We kennen vast ook wel het voorbeeld van de jonge high potential. Hij die als veelbelovend binnengehaald wordt en al snel “zijn plek” inneemt als leidinggevende. Op basis van hiërarchie kan hij dat zeker doen, alleen dient er ook rekening gehouden te worden met dat wat al is, met dat wat anderen vóór hem gedaan hebben en met dat wat de medewerkers die al langer in dienst zijn gedaan hebben. Wanneer de jonge manager uitsluitend op basis van hiërarchie zijn plek inneemt zal dat leiden tot frustratie in de organisatie. Hij raakt uit verbinding en zal niet slagen in het verwezenlijken van zijn, overigens goeie plannen.
Helpen mag……
Begrijp me goed, wanneer een medewerker soms taken van de manager overneemt omdat de manager er niet is of omdat de medewerker een soort adjunct functie vervult of eerste assistent is van… , dan is er niets aan de hand. En ook waarschuwen dat dingen niet goed gaan en dat daar iets aan gedaan moet worden is helemaal okay. Ook het geleidelijk overnemen van verantwoordelijkheden als onderdeel van een loopbaan ontwikkeltraject is prima en kan versterkend werken. Maar dit alles moet geschieden onder leiding en eindverantwoordelijkheid van de leidinggevende.
De stoel van de manager is niet van de medewerkers, daar moet hij dan ook niet op gaan zitten. Je ging vroeger immers ook niet op de stoel van je vader of van je grootvader zitten.
Zorgen voor niet…..
Het is niet juist wanneer de medewerker taken en verantwoordelijkheden op zich neemt omdat zijn meerdere dat niet doet. Wat er dan eigenlijk gebeurt is dat de medewerker voor de leidinggevende gaat zorgen, de vergelijking met het kind dat voor zijn ouders gaat zorgen omdat het anders zijn eigen veilige omgeving verliest geeft aan dat een dergelijke situatie niet goed is.
Er is maar één plek voor alles en iedereen
Daarbij is het niet mogelijk om op meer dan één plek te staan. Ik oefenen wel eens met plek in een groep, ik leg dan twee papiertjes of plastic ankerplaatsen aan als “de plek” en vraag aan twee mensen om ieder op een plek te staan. Op het moment dat ze de plek naast zich willen innemen wordt duidelijk wat bedoeld wordt met plek in systemisch opzicht. Er is maar ruimte voor 1 persoon op iedere plek. Die moet hij dan wel innemen. En als jij de plek van de ander inneemt verlies je je eigen plek. Want die wordt door iemand anders ingenomen.
Een plek neem je ook zélf in, je kunt een functie aangeboden krijgen in een bedrijf, je bent zélf verantwoordelijk voor het ook daadwerkelijk innemen van die plek, dat kan niemand anders voor je doen.
Nu je dit gelezen hebt zul je ook begrijpen hoe ik soms verwonderd kan kijken naar zaken als “collegiaal bestuur” en “zelfsturende teams”. Ik ben er zeker niet op tegen, ik ben wel benieuwd of er voor iedereen een eigen plek is en of die wordt ingenomen.
Symptomen van onjuiste plek en rangorde
Wanneer herken je nu dat er mogelijk iets speelt op het gebied van “plek” in jouw bedrijf? Vanuit het voorgaande is een aantal situaties te noemen waar sprake is van een onjuiste rangorde, van het niet innemen van de eigen plek:
- de “Manus van alles”, de medewerker die meer verantwoordelijkheden op zich neemt dan bij zijn functie en rol horen
- het “schip dat de wal keert”, de medewerker die overal op tegen is en zijn eigen gang gaat
- de (nieuwe) manager die voortvarend te werk gaat maar geen acceptatie van zijn medewerkers krijgt
- verzuim met klachten van stress en overspanning (balans werk / privé)
- het structureel niet halen van deadlines
- verloop als gevolg van motivatieproblemen (10% van de medewerkers die vertrekken doen dat omdat ze niet tevreden zijn met de leiding die ze krijgen)
- het niet aanspreken op ongewenst gedrag door leidinggevenden
- et cetera
DE HELENDE BEWEGING NAAR DE OPLOSSING
Wat zijn nu maatregelen om ervoor te zorgen dat iedereen en alles een eigen plek inneemt binnen de organisatie, de juiste plek.
Geef iedereen een eigen plek
Het is al eerder gezegd, het organisatieschema van de onderneming is leidraad voor een eerste analyse. Daarin staat namelijk formeel wie welke plek inneemt. Belangrijk is te onderzoeken of dit nog aansluit op de werkelijk gang van zaken in de organisatie.
Dat lijkt theoretisch maar is van groot belang. Immers wordt het schema met een doel opgesteld. Namelijk iedereen een plek geven binnen de organisatie met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als later blijkt dat door wat voor reden dan ook het schema niet meer actueel is dan is er kennelijk iets veranderd, er is kennelijk een aanpassing geweest in de organisatie. Het gevaar van een significant afwijkende informele organisatiestructuur is dat de onderneming stuurloos wordt.
Belangrijk is dat iedereen weet waar hij staat, wat zijn plek is. Alleen dan kan men ook echt zijn plek innemen.
Formaliseer verhoudingen
Het is essentieel dat leidinggevenden ook leiding geven en dat ondergeschikten de leiding die ze krijgen ook aannemen. In veel organisaties is de formele organisatiestructuur een verwerpelijk instituut geworden dat met macht wordt geassocieerd. Dit leidt vaak tot een destructieve dynamiek waarbij mensen uitgenodigd worden van hun plek af te gaan en de eigen plek niet meer innemen. Wie is hier de baas?
“Nee, hier houden we het lekker informeel”, een levensgevaarlijke uitspraak voor een succesvolle onderneming, want voor je het weet gaan de mensen die uitspraak léven, en dan zijn de rapen gaar.
In opstellingen laat ik de representant van de ondergeschikte wel tegen de representant van de leidinggevende zeggen “jij bent de baas, jij bepaalt hoe het hier gaat.”
En als het echt moet, bij de “vastbijtertjes” zal ik maar ik zeggen: “Ik ben hier om jou te dienen.” Da’s een zware uitspraak die misschien religieus of ongepast overkomt. Maar op zielsniveau, op de laag van het systemische geweten, heeft het de uitwerking die nodig is om de medewerker weer zijn eigen plek in te laten nemen. Het is in essentie waar het om gaat, zonder te romantiseren hoe veel beter we niet zouden kunnen samenwerken als we allemaal gelijk zijn. Ik geloof daar niet in!
Leiden en dienen, termen die inmiddels taboe zijn geworden in het Nederlandse bedrijfsleven waar polderen meer tot de norm is gaan behoren. Het heeft alles te maken met richting geven aan het bedrijf, aan het realiseren van de doelstelling.
Dit klinkt hard en sommigen zullen misschien wel zeggen onpersoonlijk. Ik denk dat wanneer je hard op de inhoud bent je voldoende ruimte hebt om zacht op de persoon te zijn, met respect voor iedereen, voor wie hij is en voor wat hij doet.
Communiceer
Eigenlijk een beweging die voor veel problemen een oplossing biedt. Belangrijk is communicatie in het geval van PLEK vooral omdat je daarmee de verwachtingen helder maakt, de verwachtingen die je hebt naar je directie, je leidinggevenden, je medewerkers.
Dat is geen éénrichtingsverkeer, communiceren is zenden en ontvangen. En wanneer je dan naar die “uitzending” kijkt is het belangrijk te herkennen of de plekken nog goed ingenomen zijn en of alles een plek heeft.
CONCLUSIE
Belangrijk is te weten in organisaties wie welke plek heeft, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke bevoegdheden. Vervolgens is het noodzaak dat alles en iedereen zijn eigen plek inneemt, in de juiste rangorde. Binnen dit kader is het mogelijk om met respect voor ieders plek, ieders verantwoordelijkheid en ieders wensen daarin doelstellingen te realiseren. Dat betekent ook aanspreken op PLEK, op gedrag.
Het kan niet zo zijn dat kinderen in een gezin de rol van de ouders op zich nemen. Dat is in bedrijven niet anders.
MEER (systemisch) WETEN?
Wil je meer informatie over hoe jouw organisatie vanuit systemische perspectief functioneert? Neem dan contact op voor een vrijblijvende inventarisatie.
In het tweede deel van dit drieluik gaan we kijken naar BALANS IN GEVEN EN NEMEN. Wanneer je je abonneert op mijn weblog dan krijg je automatisch bericht wanneer het deel over BALANS IN GEVEN EN NEMEN wordt gepubliceerd.
Dewaardcoaching's Blog 