Bij de samenstelling van teams kijken we vaak naar de competenties die nodig zijn om de teamtaak te vervullen. En we kijken natuurlijk ook naar de klik tussen de mensen. Te snel denken we dan een team geformeerd te hebben. We drukken er een stempel op en het team kan aan de slag.
Teams vormen en ontwikkelen zich als ieder ander systeem. En gaandeweg die ontwikkeling kan het voorkomen dat er stagnatie optreedt en in het ergste geval valt het systeem uit. Bij niet menselijke systemen die “vastlopen”, zoals computers, staat er in de handleiding dat je ze opnieuw moet opstarten, en vaak loopt het daarna gesmeerd.
Waarom doen we dat niet bij teams? Omdat mensen geen computer zijn? Nee, dat klopt. En ieder mens is op zichzelf een systeem en mensen bij elkaar vormen ook een systeem.
Hieronder beschrijf ik wat er met systemen, en dus met teams kan gebeuren, hoe je merkt dat ze vastlopen en wat je kunt doen om weer nieuwe energie in het team te krijgen. Een goeie (her)start van jouw team.
Ik ga op reis en ik neem mee…
Dit spelletje ken je vast wel uit jouw eigen jeugd. Het is een training voor het geheugen en bovenal een leuk spel waarbij veel gelachen kan worden.
Ik gebruik dit vaak als metafoor omdat we ons hele leven op reis zijn. En tijdens die reis nemen we bewust en onbewust bagage mee. Die bagage maakt dat we
- zijn wie we zijn en
- doen wat we doen en
- dat doen op de manier zoáls we dat doen.
Een bonte verzameling reizigers met bagage
Teams zijn groepen van professionals met een gezamenlijk doel. Mensen zijn tegelijkertijd ook onderdeel van andere “teams”. Ze zij onderdeel van meer contexten zowel in sociaal als professioneel opzicht. En vanuit die verschillende contexten nemen ze bagage mee. De invloed van die bagage laat zich zien in gedrag binnen het team. Op die manier ontstaat een bonte verzameling van reizigers met bagage in velerlei vorm en met elk een eigen inhoud.
Maak van een kick off bijeenkomst geen valse start.
Wanneer het doel van het team bepaald is wordt al snel begonnen met het najagen van dat doel. We stappen zo snel als mogelijk is in de actie modus. Lekker doelgericht en gefocust op resultaat.
Een “kick off meeting” is veelal niet meer dan een presentatie van wat er allemaal gerealiseerd moet worden. en dat weten de teamleden en de organisatie al, je voegt daarmee weinig nieuws toe en geeft geen aandacht aan wat aandacht nodig heeft. Er wordt geen enkele aandacht gegeven aan de bagage van de teamleden, met wat zij allemaal meenemen, ook vanuit andere contexten waar ze lid van zijn of waren.
Leuk dus zo’n kick off, maar wanneer het vooral PR voor je eigen doelstelling is zou ik dit achterwege laten.
En natuurlijk is een feestelijke start van een nieuwe project een goed begin, maar dan noem je het gewoon “een feestje ter ere van een goed begin” en maak hier een sociaal samenzijn van zonder powerpoint presentatie en lange toespraken.
De eerste scheurtjes, elke hardnekkige verkoudheid begint met een licht kuchje.
Wanneer het team een tijd bezig is ontstaan er scheurtjes in de teamsterkte. De samenwerking verloopt niet zoals we ons dat hadden voorgesteld en de doelen worden niet behaald. Er treedt stagnatie op en wanneer dat aanhoudt komt ook de irritatie bij de leden van het team en het management dat het team aanstuurt naar boven.
Symptomen zijn bijvoorbeeld:
- Tussendoelen worden niet gehaald en of uitgesteld.
- Actielijsten groeien en reparatieplannen schieten als paddestoelen uit de grond.
- Klachten van klanten nemen toe, kwaliteit van het geleverde werk neemt af.
- Er wordt geen eigenaarschap genomen, mensen voelen zich niet verantwoordelijk.
- Het verzuim loopt op.
- Mensen praten meer over elkaar dan met elkaar.
- Het team krijgt een “naam” in de organisatie.
De spreadsheet tijger ontwaakt
We neigen bij deze symptomen nogal eens naar klassieke management trucs zoals het:
- kijken of de samenstelling van het team nog wel de juiste is, we vervangen mensen, plaatsen ze over, breiden het team uit met toppers. (Daarmee verandert het team en de symptomen blijven veelal bestaan)
- benodigde competenties van de rollen spiegelen op die van de leden van het team. (Daarmee komen we erachter dat het team toch niet uit schapen met vijf poten bestaat…, en dat wisten we al).
- uitvoeren van (ontwikkel) assessments, waarbij we vervolgens sturen op het wegwerken van de zwakke punten. (Dit terwijl dát waar je aandacht aan schenkt júist groeit).
- inbouwen van “early warning systems” in de procesbewaking en binnen projecten installeren van meer escalatie niveaus. (Dit klinkt meer als een bitter medicijn waarvan de werkzame stof niet bewezen effectief is.)
Deze trucs leiden vaak tot nog meer onrust in het team en in de rest van de organisatie. Mensen voelen zich bekeken en beoordeeld omdat er iets niet goed gaat. Men voelt zich al snel onderdeel van een reorganisatie in plaats van een team. Een veelgehoorde grap wordt dan “Bij welke reorganisatie werk jij?”.
De manager ontpopt zich hierdoor onbewust meer tot spreadsheet tijger dan hem lief is en dan de organisatie en het team aan kan.
Medewerkers verkrampen, door het ontwaken van “de tijger” in de manager regeert de angst bij de medewerker.
Door het inbouwen van extra controle mechanismen slaan we de boel plat en komen uit op een ééndimensionale weergave, we kijken als het ware met een 1D bril.
Kijk eens met een 4D bril naar je team, dan zie je wat gezien wil worden
En dit terwijl teams een 4D weergave zijn van wat er is. En dat zie je pas wanneer je geleerd hebt te kijken in deze 4 dimensies:
- Erkenning geven aan wat er was en is: we schuiven niets onder het tapijt, alles mag gezien worden.
- Alles en iedereen heeft een plek: we sluiten niets en niemand uit, iedereen wordt gezien.
- Iedereen heeft een eigen plek: met alles wat daarbij hoort en zonder dat wat er niet bij hoort.
- Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en waar hij of zij recht op heeft. Vóór wat hóórt wat, en daar spreken we elkaar op aan.
Deze 4 dimensies vormen de basis waarop een groep, een team, zich succesvol kan ontwikkelen.
Het is nooit te laat voor een goeie start
En ook wanneer het niet goed gaat is er altijd een mogelijkheid het team weer nieuw elan te geven. Het is elk moment mogelijk een verzwakt team te veranderen in een winning team.
De mens als onderdeel van een systeem
Wanneer een computersysteem vastloopt of trager wordt luidt vaak het advies het systeem opnieuw op te starten. Alle processen wordt gereset en worden weer in de bedoelde volgorde opgestart.
En ondanks het gegeven dat mensen en teams niet vergelijkbaar zijn met computersystemen, ze zijn wél onderdeel van een groter geheel, ze zijn onderdeel van een systeem en: elk team is een systeem op zich.
Ik wordt regelmatig ingeschakeld om zo’n herstart van teams te faciliteren in organisaties. De feedback die ik daarop krijg is dat er een versnelling is opgetreden in de samenwerking en in de manier waarop mensen aan het werk gaan om de gestelde doelen met elkaar te realiseren. Ze zien elkaar weer en hebben oog voor zowel het individuele belang als het groepsbelang.
De uitkomsten van zulke bijeenkomsten zijn:
- Er wordt weer een groepsgevoel ervaren
- Er is eigenaarschap van het gezamenlijke doel vanuit elk individu
- Leden willen aangesproken worden, willen feedback geven en ontvangen
- Er stroomt nieuwe energie door de groep
- Het managen van de groep wordt een stuk eenvoudiger
Bijzondere mijlpalen verdienen een goeie start
Naast de symptomen die hiervoor omschreven werden kan het ook zijn dat door een aanpassing in de organisatie een nieuwe start nodig is.
Dit kan zijn de introductie van een nieuw product of nieuwe techniek, het opstarten van een nieuw bedrijfsonderdeel of het samenvoegen van bestaande teams.
Hoe realiseer je een succesvolle (her)start?
Centraal staat vraagstelling rondom het doel en functioneren van het team. Die is doorgaans helder en kan altijd aangescherpt worden. Dat doen we dan ook in het begin.
Er wordt een heldere doelstelling geformuleerd van de gewenste teamfunctie, wat wil je dat het team wél doet. De vraag wat het team niet moet doen is niet relevant, die schrappen we dus als eerste.
Afhankelijk van de vraag worden individuele gesprekken gevoerd of wordt direct in groepsverband gewerkt, dat scheelt tijd en geld en het effect is direct meetbaar. Deze bijeenkomst bestaat uit twee componenten:
- Herstart van het team: hierin maken we ruimte voor elk van de teamleden om zich (opnieuw) te verbinden met de groep. Met effectieve werkvormen wordt ruimte gegeven aan wat was en aan wat is. Teamleden leren elkaar beter kennen en herkennen zichzelf en elkaar als belangrijk onderdeel van de groep.
- Koppeling teamdoelstellingen aan individueel eigenaarschap. Hierin creëren we eigenaarschap voor de te onderscheiden taken waar het team zich voor gesteld ziet. De doelstellingen die behaald moeten worden komen zo in een voor iedereen helder perspectief te staan.
Is jouw team aan een herstart toe of is er een nieuwe start nodig?
Ben je geïnteresseerd geraakt in deze manier van kijken náár en het werken mét teams? Loopt jou eigen team vertraging op of dreigt het vast te lopen? Dan heeft jouw team wellicht een herstart nodig. Neem contact op voor een gratis vrijblijvende verkenning van de mogelijkheden.
Bel 06-25012692 of mail naar eric@dewaardcoaching.nl
Dewaardcoaching's Blog 